Как в Авансовом отчете отразить деньги выданные подотчетнику в 1С

Как правильно отразить выдачу денег подотчетнику и заполнить авансовый отчет в 1С, чтобы избежать ошибок?

Выдаете деньги сотруднику под отчет и хотите правильно отразить это в 1С, чтобы избежать путаницы и ошибок в учете? Правильное оформление выдачи денежных средств подотчетнику и заполнение авансового отчета – это залог корректного ведения бухгалтерского учета. Эта статья предоставит вам подробное руководство по отражению выдачи денег подотчетнику и заполнению авансового отчета в 1С, начиная с оформления выдачи денежных средств и заканчивая проведением авансового отчета и списанием затрат. Вы узнаете, какие документы необходимо использовать, какие счета учета указывать и как проверить правильность выполненных операций. Оптимизируйте свой учет подотчетных сумм и забудьте о проблемах!

Основная информация: Учет подотчетных сумм

Суть: Отражение операций выдачи денежных средств сотруднику под отчет и последующее списание этих средств на основании авансового отчета.
Ключевые документы: "Расходный кассовый ордер" (или "Списание с расчетного счета"), "Авансовый отчет".
Важные аспекты: Правильное указание счетов учета, статей затрат и документов-оснований.

Подтема 1: Оформление выдачи денежных средств подотчетнику

Выдача денежных средств подотчетнику оформляется документом "Расходный кассовый ордер" (если выдача из кассы) или "Списание с расчетного счета" (если выдача с расчетного счета).

Выдача из кассы:

Перейдите в раздел "Банк и касса" -> "Касса" -> "Кассовые документы".
Создайте документ "Расходный кассовый ордер".
Укажите:

Вид операции: "Выдача подотчетнику".
Касса: Касса, из которой выдаются деньги.
Сумма: Сумма выдаваемых денежных средств.
Подотчетник: Сотрудник, которому выдаются деньги.
Основание: "Выдача денежных средств под отчет".
Счет учета: 71.01 "Расчеты с подотчетными лицами".

Выдача с расчетного счета:

Перейдите в раздел "Банк и касса" -> "Банковские выписки" -> "Списание с расчетного счета".
Создайте документ "Списание с расчетного счета".
Укажите:

Вид операции: "Перечисление подотчетнику".
Счет: Расчетный счет, с которого списываются деньги.
Сумма: Сумма перечисляемых денежных средств.
Получатель: Сотрудник, которому перечисляются деньги.
Назначение платежа: "Перечисление денежных средств под отчет".
Счет учета: 71.01 "Расчеты с подотчетными лицами".

Проведите документ.

Пример кода для создания документа "Расходный кассовый ордер":


Документ = Документы.РасходныйКассовыйОрдер.СоздатьДокумент();
Документ.ВидОперации = Перечисления.ВидыОперацийРасходныйКассовыйОрдер.ВыдачаПодотчетнику;
Документ.Касса = Справочники.Кассы.НайтиПоНаименованию("Основная касса");
Документ.Сумма = 5000;
Документ.Подотчетник = Справочники.ФизическиеЛица.НайтиПоНаименованию("Иванов Иван Иванович");
Документ.Основание = "Выдача денежных средств под отчет";
Документ.СчетУчета = ПланыСчетов.Хозрасчетный.НайтиПоКоду("71.01");
Документ.Записать();
Документ.Провести();

Важно! Убедитесь, что в документе выдачи денежных средств указан правильный счет учета (71.01) и подотчетное лицо.

Подтема 2: Заполнение авансового отчета

После использования денежных средств подотчетное лицо должно представить авансовый отчет.

Перейдите в раздел "Банк и касса" -> "Авансовые отчеты".
Создайте документ "Авансовый отчет".
Укажите:

Подотчетник: Сотрудник, который представляет авансовый отчет.
Организация: Организация, в которой работает сотрудник.
Дата: Дата составления авансового отчета.
Вкладка "Авансы": В табличной части укажите документ выдачи денежных средств (РКО или Списание с расчетного счета).
Вкладка "Товары": В табличной части укажите приобретенные товары, материалы и т.д. (если таковые имеются).
Вкладка "Оплата": Укажите сумму использованных денежных средств и приложите подтверждающие документы (чеки, квитанции и т.д.).
Вкладка "Прочее": Укажите прочие расходы (если таковые имеются) и приложите подтверждающие документы.

Проведите документ.

Подтема 3: Списание затрат по авансовому отчету

После проведения авансового отчета необходимо списать затраты, указанные в авансовом отчете.

На вкладке "Товары" для каждой строки укажите:

Счет учета: Счет, на который необходимо списать стоимость товара (например, 10.01 "Сырье и материалы").
Номенклатурная группа: Номенклатурная группа, к которой относится товар.

На вкладке "Прочее" для каждой строки укажите:

Счет затрат: Счет, на который необходимо списать затраты (например, 26 "Общехозяйственные расходы").
Статья затрат: Статья затрат, к которой относятся расходы (например, "Командировочные расходы").

Проведите документ.

Важно! Убедитесь, что для каждой строки в авансовом отчете указаны правильные счета учета и статьи затрат.

Подтема 4: Проверка проводок по авансовому отчету

После проведения авансового отчета необходимо проверить сформированные проводки.

Дебет счета 10.01 (или другого счета учета товаров) Кредит счета 71.01: на сумму стоимости товаров.
Дебет счета 26 (или другого счета затрат) Кредит счета 71.01: на сумму прочих расходов.

Эти проводки отражают списание денежных средств, выданных подотчетнику, на приобретение товаров и оплату прочих расходов.

Подтема 5: Возврат неиспользованных денежных средств

Если после использования денежных средств у подотчетника остались неиспользованные денежные средства, их необходимо вернуть в кассу или на расчетный счет организации.

Оформите документ "Приходный кассовый ордер" (если возврат в кассу) или "Поступление на расчетный счет" (если возврат на расчетный счет).
Укажите:

Счет учета: 71.01 "Расчеты с подотчетными лицами".
Подотчетник: Сотрудник, который возвращает деньги.
Основание: "Возврат неиспользованных денежных средств".

Автор - Владимир Гремин

Владимир Гремин - опытный программист 1С, специализирующийся на доработке и сопровождении конфигураций 1С. Оказывает услуги по адаптации, разработке и внедрению программ 1С в Москве и других городах. Обладает глубокими знаниями в области учета подотчетных сумм и готов предложить профессиональное решение для правильного отражения выдачи денежных средств подотчетнику и заполнения авансового отчета в вашей системе. Обращайтесь за консультациями и помощью в решении любых вопросов, связанных с учетом и управлением.

Перейти на страницу Владимира Гремина

Категория: Технологии и Инновации | Просмотров: 9 | Добавил: gjega | Рейтинг: 0.0/0

Всего комментариев: 0